Procedimento amministrativo telematico europeo

L'amministrazione elettronica è definita come l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione nelle pubbliche amministrazioni unitamente alle modifiche organizzative e alle nuove professionalità volte a migliorare i servizi pubblici e i processi democratici e a rafforzare il supporto alle politiche pubbliche.

Le tecnologie dell'informazione e della comunicazione rendono possibile una nuova maniera di amministrare gli interessi pubblici, in termini di efficacia ed efficienza.

La crescente impossibilità di stabilire una chiara distinzione tra l'esecuzione diretta e indiretta delle norme comunitarie, unitamente alla diffusione di funzioni condivise tra l'amministrazione europea e le amministrazioni nazionali per l'applicazione del diritto comunitario, rende utile la definizione di una serie di principi in materia di procedimento amministrativo applicabile sia al livello nazionale che europeo.
In particolare, i procedimenti amministrativi congiunti portati avanti al livello europeo da amministrazioni europee e nazionali (integrazione verticale e orizzontale) richiede l'uso delle tecnologie informatiche.

Le competenze procedurali sono strettamente legate alle attribuzioni materiali o sostanziali. Dal momento che il procedimento costituisce la forma dell'azione amministrativa e che tutta l'azione amministrativa segue un procedimento portato avanti dalle istituzioni in virtù delle competenze loro attribuite, l'Unione europea possiede le competenze per l'elaborazione di norme sul procedimento amministrativo. Inoltre, l'articolo 298 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea contiene la base giuridica per la promulgazione di norme sul procedimento amministrativo, al fine di ottenere che le istituzioni e gli organismi dell'Unione abbiano il supporto di un'amministrazione aperta, efficiente e indipendente.

L'articolo 41 della Carta europea dei diritti fondamentali riconosce il diritto ad una buona amministrazione, che impone all'Amministrazione europea il dovere di buona amministrazione, il quale prevede che ogni organo, istituzione ed ente dell'Unione, così come le amministrazioni nazionali, applichino gli atti del diritto comunitario secondo le regole stabilite dal trattato, le disposizioni di diritto derivato e della Corte di giustizia e i principi generali del diritto comunitario. Il procedimento amministrativo è una garanzia di buona amministrazione, nel senso che esso assicura che l'amministrazione pubblica rispetti determinate regole, contribuendo in tal modo alla legittimità degli atti della pubblica amministrazione.

L'amministrazione digitale contribuisce a fornire una migliore qualità dei servizi pubblici, a ridurre i tempi di attesa, a migliorare l'efficacia dei costi, ad aumentare la produttività e a individuare meglio le responsabilità.

Il procedimento contribuisce alla trasparenza, all'imparzialità, e alla partecipazione al processo decisionale. Le nuove tecnologie possono aiutare nel raggiungimento di questi principi: l'amministrazione digitale deve servire non solo per l'ammodernamento delle strutture amministrative e per il miglioramento dei servizi che vengono forniti ai cittadini, ma anche per la democratizzazione del potere pubblico.

Una direttiva comunitaria sulle procedure telematiche deve fornire un numero minimo di indicazioni necessarie per consentire la gestione telematica del procedimento amministrativo e di interfaccia con il cittadino, lasciando piena autonomia ai singoli Stati membri e alle singole amministrazioni per quanto riguarda le competenze sostanziali e il potere di auto organizzazione in quanto compatibile con la funzionalità e l'interoperabilità tecnica tra le amministrazioni pubbliche nella UE.

Gli Stati membri hanno già assunto importanti impegni per quanto riguarda l'attuazione dell'amministrazione digitale. In realtà, alcuni delle istituti legate all'uso delle ICT nel procedimento amministrativo sono stati già regolamentati da parte dell'Unione europea: la firma elettronica, la protezione dei dati, l'interoperabilità e il riutilizzo delle informazioni del settore pubblico. Vi è, inoltre, un regolamento che disciplina l'utilizzo delle ICT in un settore specifico del diritto amministrativo, gli appalti pubblici, il quale fornisce un buon modello di procedimento amministrativo telematico: l'informazione per via elettronica, la comunicazione telematica tra le varie amministrazioni (nazionali e Comunitarie), la firma elettronica, il protocollo informatico, le notifiche elettroniche, l'informatizzazione delle decisioni amministrative, l'accesso elettronico al fascicolo, la marcatura temporale e l'interoperabilità.

L'informazione è essenziale per il rispetto e il buon funzionamento delle quattro libertà fondamentali della Comunità Europea. In questa linea, la direttiva 2003/98/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 17 novembre 2003, relativa al riutilizzo delle informazioni del settore pubblico, disciplina il quadro generale per le condizioni del riutilizzo dei documenti del settore pubblico, al fine di garantire condizioni eque, proporzionate e non discriminatorie, tenendo conto del legame tra l'informazione e il funzionamento del mercato interno, e tra l'informazione e il diritto alla conoscenza e alla partecipazione alla vita pubblica.

L'ICT facilita l'accesso alle informazioni e la regolamentazione di un front office elettronico è essenziale a questo fine. Ciò è necessario per la progettazione di servizi di e-government, in modo che essi siano aperti a utenti di altri Stati membri e perfettamente accessibili, indipendentemente dal fatto che il servizio sia sotto la responsabilità di una Pubblica Amministrazione locale, regionale o nazionale, o di una istituzione europea, quando è applicata la normativa comunitaria.

La decisione 2004/387/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 21 aprile 2004, relativa all'erogazione interoperabile di servizi paneuropei di e-government alle pubbliche amministrazioni, alle imprese e ai cittadini, ha cercato di creare servizi di e-Government attraverso servizi efficienti, efficaci e interoperabili di informazione e comunicazione tra le amministrazioni pubbliche, e attraverso l'interoperabilità amministrativa di front office e di back office al fine di scambiare in modo sicuro, comprendere ed elaborare le informazioni del settore pubblico in tutta Europa. Una delle misure orizzontali stabilite dal programma e contenute nella decisione europea è la creazione di un portale per fornire l'accesso a carattere paneuropeo e multilingue all'informazione on-line e servizi interattivi per i cittadini e le imprese e la creazione di un unico punto di accesso ai servizi.

Inoltre, la direttiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 12 dicembre 2006, relativa ai servizi nel mercato interno, al fine di facilitare l'accesso alle attività di servizi e il loro esercizio nel mercato interno, ha stabilito un obiettivo, comune a tutti gli Stati membri, di semplificazione amministrativa e ha previsto disposizioni riguardanti, tra l'altro, il diritto all'informazione. Inoltre, essa garantisce quello che potremmo chiamare il "principio del fornitore unico, e dell'interfaccia pubblica unica", in base al quale ogni prestatore di servizi deve avere un unico punto di contatto attraverso il quale possono essere completate tutte le procedure e le formalità. Come proclamato nel preambolo, l'obbligo per gli Stati membri di garantire che le informazioni pertinenti siano facilmente accessibili ai prestatori e ai destinatari, e che può essere consultato dal pubblico senza ostacoli, potrebbe essere soddisfatto rendendo tali informazioni accessibili attraverso un sito web.

Il front office nell'amministrazione digitale, tuttavia, è qualcosa di più che l'insieme dei punti di contatto e di accesso unico per l'amministrazione. Il sito non fornisce solo informazioni, ma funge anche da ufficio, e funge da quadro di riferimento per il rapporto tra la Pubblica Amministrazione, il cittadino e le imprese.

I servizi telematici forniti a cittadini e imprese da parte delle istituzioni europee, delle agenzie e degli organismi, così come da parte delle amministrazioni nazionali quando agiscono nell'ambito del campo di applicazione del diritto comunitario, devono essere disponibili presso l'ufficio elettronico in modo chiaro, accessibile e aperto.

Il front office richiede un efficiente e produttivo back office, in particolare per quanto riguarda la complessità delle procedure amministrative in cui le amministrazioni europee e nazionali devono agire insieme nell'esercizio delle loro competenze. Dal momento che i più importanti documenti amministrativi sono prodotti attraverso i procedimenti amministrativi, al fine di istituire un sistema amministrativo digitale, la regolamentazione comunitaria di documenti elettronici e firme elettroniche deve essere completata con la regolamentazione del dell'attività informatizzata, che coinvolge una pluralità di uffici, che è necessaria per la loro produzione.

L’attuazione dell’amministrazione digitale, consentendo la gestione telematica dei procedimenti ed un telelavoro tra uffici, riduce le necessità di spostamenti fisici di cittadini e dipendenti pubblici; nella sua massima attuazione consente il telelavoro domiciliare.

La costante evoluzione dell'hardware, dei sistemi operativi e del software pone in primo piano la questione fondamentale della leggibilità dei documenti elettronici, sia nell'immediato che nel corso del tempo: la specificazione dei dettagli tecnici deve essere affidata a un organismo permanente, all'interno delle istituzioni comunitarie, che individui le specifiche e il loro costante aggiornamento.

Le amministrazioni delle istituzioni comunitarie, che interagiscono con le amministrazioni degli stati membri, adegueranno le loro attività ai principi della presente direttiva.

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Procedimento amministrativo telematico europeo
Elaborazione di un documento condiviso da presentare alla Commissione UE ai fini di una possibile direttiva
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